23 эффективных способа повысить продуктивность

Продуктивность (синонимы – производительность, работоспособность) – это мера эффективности человека, его способность выполнять повседневные задачи, эффективно используя свои способности и ресурсы. Максимальная продуктивность – цель каждого, так как это означает получение желаемых результатов с меньшими затратами времени и усилий. Продуктивные люди часто наиболее успешны, легко и быстро налаживают отношения с окружающими, достигают профессионального, карьерного роста.

Производительность зависит от многих факторов, таких как навыки управления временем, мотивация, энергия, мышление, концентрация внимания. Ниже приведены 23 простых, но эффективных способов повышения работоспособности на работе и в повседневной жизни.

1. Устранение многозадачности

Многозадачность, то есть выполнение нескольких задач сразу, не способствует производительности. Исследования показывают, что из-за психологических блоков, возникающих при смене задач, продуктивность снижается на 40%. Ученые Лондонского университета обнаружили, что при многозадачности IQ падает на 15 пунктов. Университет Сассекса в Великобритании установил, что многозадачность наносит физический вред мозгу, снижая плотность передней поясной (фронтальной) коры, отвечающей за эмоциональный контроль, принятие решений, эмпатию, умственную реакцию. 

Люди делают больше, когда сосредоточиваются на одной задаче за раз, чем при многозадачности. Частое переключение между задачами замедляет работу, снижает ее качество, приводит к ошибкам. Возвращение к выполнению задания после того, как человека прервали, занимает в среднем 25 минут. 

2. Расстановка приоритетов

Большая занятость не всегда означает высокую продуктивность. Производительность соотносится со способностью эффективно, качественно выполнять задания. Чтобы повысить продуктивность, важно составить список дел в порядке приоритета и сосредоточиваться на выполнении наиболее важных задач. Для расстановки приоритетов используют матрицу Эйзенхауэра, в соответствии с которой задачи распределяют по четырем группам: те, которые нужно срочно сделать, запланировать, делегировать, отложить или отменить.

3. Составление списка дел

Психологи рекомендуют в конце каждого дня составлять список из 5-8 дел на следующий день. Цели должны быть конкретными, простыми, доступными, реалистичными, чтобы не вызывать стресс, переутомление. Человек может приступить к важным делам, как только проснется, и сэкономить утром время на составление расписания. 

Дела планируют по часам, включая повседневные занятия, перерывы. По мере выполнения каждой задачи ее вычеркивают из списка, что визуализирует прогресс, дает чувство удовлетворения от выполнения дел. Если человеку удастся вычеркнуть все пункты из своего списка дел до конца дня, он почувствует успех, что будет мотивировать его и дальше выполнять все планы.

4. Постановка небольших целей

Наблюдение за крупными целями в календаре может вызывать стресс, так как они кажутся непосильными. Вместо того, чтобы избегать больших целей, их разделяют на более мелкие задачи, время выполнения которых составляет не больше одного дня. Так как сотрудники точно понимают, с чего начать и что делать, они становятся намного эффективнее: их задачи достижимы, контролируемы, легко распознается прогресс. Выполняя небольшие задачи, легче отмечать прогресс. По мнению экспертов, признание прогресса – один из самых действенных способов стимулировать мотивацию, а сосредоточение внимания на достижениях вместо зацикливания на неудачах – хороший метод сохранить оптимизм до завершения проекта.

5. Правильное делегирование полномочий

Правильное делегирование полномочий помогает менеджерам, руководителям выполнять свою работу намного быстрее и проще. При поручении задач квалифицированным сотрудникам у руководителей появляется больше времени на собственную работу. Суть в том, чтобы назначить правильную задачу правильному человеку – поручить задание специалисту, имеющему необходимые навыки, опыт и которому можно доверять. Это также поднимает командный дух и удовлетворенность сотрудников своей работой.

6. Устранение отвлекающих факторов

Для работоспособности чрезвычайно важна вовлеченность, сосредоточенность на целях. В этом поможет соблюдение распорядка дня. Чтобы оптимизировать уровень производительности и фокусироваться на одной задаче, нужно избавиться от всего, что отвлекает внимание, мешает сосредоточиться, отнимает время. Необходимо ограничить, игнорировать отвлекающие факторы от разных средств связи, включая телефонные звонки, переписку через социальные сети, текстовые сообщения, видеоконференции, электронную почту, перерывы на еду, разговоры с коллегами. Офисным сотрудникам часто приходится иметь дело с фоновым шумом, издаваемым устройствами, коллегами.

Для полной концентрации отключают уведомления на телефоне, блокируют или ограничивают доступ к веб-сайтам, отвлекающим внимание. Затем устанавливают границы, например, выделяют 30 минут в день на проверку электронной почты, просмотр ленты новостей в Facebook, Twitter, Instagram, затем снова возвращаются к работе. Случайные разговоры с коллегами также отвлекают от работы, нарушают рабочий режим, снижают производительность. 

7. Оптимистический подход

Счастливые люди более продуктивны. Позитивное мышление уменьшает стресс. Результаты исследований Maastricht University в центрах обслуживания клиентов показали, что оптимисты в тестируемой группе сделали больше продаж, получили больше бонусов. Оптимистический настрой, удовлетворенность жизнью – качества, которые можно развить с помощью взаимодействий с людьми. Сотрудники с высокой социальной активностью имеют на 40% больше шансов получить повышение в карьере. 

8. Ранний подъем

Большинство руководителей, топ-менеджеров имеют общую черту – они рано просыпаются. Подъем около 6 часов утра дает время, необходимое для эффективного начала дня, так как наиболее продуктивный ритм наступает примерно через 2 часа после пробуждения. Это дает время на принятие душа, занятия спортом, здоровый завтрак, кофе или энергетик, прежде чем приступить к работе. 

9. Физическая активность

Регулярные упражнения полезны для физического и психического здоровья. Они снижают уровень гормонов стресса, улучшают сон, помогают быстрее решать задачи. Согласно исследованиям, физическая активность усиливает приток крови к головному мозгу, стимулируя его работу: усиливает умственные способности, улучшает концентрацию, творческие способности, обучаемость, увеличивает аффективные навыки мозга, помогающие строить отношения с другими. Leeds Metropolitan University обнаружил, что 65% сотрудников, регулярно посещающих тренажерный зал в компании в обеденное время, были более продуктивными и лучше общались со своими коллегами, чем те, кто не занимались физическими упражнениями. Любая активность в рабочих перерывах благоприятно сказывается на самочувствии и работоспособности: занятия спортом, йогой, прогулки на свежем воздухе.

10. Полноценный сон

Согласно опросу, проведенному доктором философии, клиническим психологом и директором Центра психологической реабилитации Бостонского университета Уильямом А. Энтони, 70% работников компаний в США чувствуют усталость в течение дня и засыпают на работе из-за регулярного недосыпания. Недостаток сна негативно влияет на работоспособность: снижает концентрацию, ухудшает память, аналитическое, логическое мышление, так как префронтальная кора головного мозга, отвечающая за эти функции, особенно уязвима к недостатку сна. 

По данным американского Национального фонда сна, взрослому человеку в возрасте от 26 до 64 лет необходимо спать 7-9 часов в сутки. Во время сна нейроны мозга производят новые связи, способствующие мыслительному процессу. Это объясняет наиболее частое возникновение идей утром. Так как организм человека следует циркадному, или суточному, циклу, он чувствует сонливость примерно через 7 часов после пробуждения, которая усиливается процессами пищеварения. Короткий дневной сон продолжительностью не больше 30 минут поможет повысить уровень энергии. 

11. Здоровое питание

Правильное, сбалансированное питание – основной источник энергии. С точки зрения энергетического уровня, более частые приемы пищи (каждые 3-5 часов) небольшими порциями в течение дня полезнее, чем большие порции, но реже, так как это позволяет распределять калории, поддерживать стабильный уровень сахара в крови, инсулина, вырабатываемого поджелудочной железой. Взрослому человеку необходимо потреблять минимум 1200 калорий в день, чтобы поддерживать работоспособность. 

Здоровая еда, насыщенная питательными веществами – витаминами, минералами, микроэлементами, – помогает сохранять активность в течение дня и качественно выполнять работу. Для повышения продуктивности увеличивают потребление свежих фруктов, овощей, цельнозерновых продуктов, нежирного мяса. Оптимальный вариант обеденной еды – сочетание белков и углеводов, например, мюсли со свежими ягодами или бутерброд с тунцом. Углеводы обеспечивают глюкозой для получения энергии. Белок помогает сохранять внимание, бдительность. Взрослому человеку необходимо выпивать 2 литра воды в день, чтобы поддерживать гидратацию организма. 

12. Избавление от вредных привычек

Вредные привычки – самый большой враг здоровья и продуктивности. Курение из-за большого количества токсинов в сигаретах снижает уровень кислорода в крови, увеличивает риск сердечно-сосудистых заболеваний, рака, заболеваний легких, инсульта.

Из-за большого количества токсинов, поступающих в организм при курении сигарет, кровь не насыщается достаточным количеством кислорода, что истощает запасы энергии. Согласно исследованиям, после избавления от вредных привычек резко возрастает продуктивность. 

13. Развитие навыков тайм-менеджмента

Высокая продуктивность требует эффективного управления временем, известного как тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент предполагает планирование, отслеживание времени для эффективного выполнения конкретных задач. Исследования показывают, что только 17% людей могут точно распределять свое время на повседневные задачи, включая социальные сети, электронную почту, решение вопросов. 

Внедрение системы контроля времени поможет определить и устранить отвлекающие факторы, например, перерывы, встречи, незапланированные задачи. Встречи – одна из самых больших затрат времени и энергии. Согласно Atlassian, офисный работник тратит в среднем более 31 часа в месяц на непродуктивные собрания. Перед тем, как договориться о деловой встрече, стоит оценить, можно ли достичь тех же целей или задач с помощью электронной почты, телефона или онлайн-встречи в режиме реального времени. 

Отслеживание времени также поможет обнаружить рабочие процессы, которые, возможно, придется автоматизировать, чтобы сэкономить время на их выполнение. Тайм-менеджмент также позволяет найти наиболее продуктивные часы, оптимизировать свой рабочий график. Работа, требующая более глубокого внимания, может быть запланирована на наиболее продуктивное время суток. Самые важные дела обычно планируют на утро, когда больше энергии. Менеджеры, руководители компаний используют специальное программное обеспечение, чтобы автоматизировано отслеживать показатели управления временем, например, время, необходимое сотрудникам для осуществления задачи, или количество задач, выполняемых в день. Анализ результатов показывает, какие сотрудники продуктивны, а какие нуждаются в дополнительном обучении или тестировании. 

14. Установление сроков выполнения задач

Один из ключей к увеличению работоспособности – установление и соблюдение сроков выполнения задач. Установление крайнего срока помогает сосредоточиться на работе, а его соблюдение демонстрирует уровень ответственности сотрудника и надежность компании. Принятие на себя ответственности за своевременное достижение целей повышает производительность, предотвращает откладывание дел на потом, известное как прокрастинация.

15. Соблюдение 90-минутных рабочих интервалов с перерывами между ними

Ученые из Университета штата Флорида обнаружили, что люди, работающие с интервалами не более 90 минут с последующими короткими перерывами, продуктивнее и успешнее, чем те, кто работают без перерывов. Это максимальное время, в течение которого мозг может сосредоточиться на задаче. Более длительная работа над заданиями без отдыха может вызвать стресс, выгорание, усталость. Поэтому необходимо спустя каждые 90-120 минут работы делать перерывы: встать из-за стола, прогуляться по офису или на улице, выпить воды. 10-15 минутные перерывы улучшают концентрацию, поднимают настроение, уровень энергии, мотивацию. Некоторые крупные технологические компании устанавливают таймеры для соблюдения 90-минутных интервалов и имеют комнаты отдыха со столами для пинг-понга, чтобы дать сотрудникам возможность отвлечься, расслабиться.

16. Соблюдение «правила двух минут»

Предприниматель, один из самых влиятельных контент-стратегов Стив Оленски, рекомендует применять «правило двух минут», чтобы максимально использовать свое рабочее время. Правило заключается в поиске и немедленном решении заданий, занимающих 2 минуты или меньше, для экономии времени и борьбы с откладыванием дел на потом, или прокрастинацией. По словам Оленски, если выполнять задачу сразу, на это уходит меньше времени, чем если вернуться к ней позже. 

17. Организация рабочего пространства

Рабочая среда во многом влияет на продуктивность. Приятная атмосфера, комфортная мебель, чистый, аккуратный стол, визуальное оснащение офиса такими элементами декора, как растения, картины, свечи, поднимают настроение, помогают сосредоточиться на задаче более чем в 1,5 раза дольше, повышают производительность на 15% и мотивацию.

25% беспорядка на столе связано с организационными навыками, остальное зависит от управления временем. С каждой бумагой на столе связана определенная задача, требующая времени. Накопление, застой документов на столе может свидетельствовать о необходимости делегирования полномочий.  Необходимо следить за порядком на рабочем месте, отводя пространство для текущего проекта и оборудования, необходимого для его выполнения. Стоит выделить «внутреннюю зону» для новых документов и «внешнюю зону» для завершенных проектов. Эксперты рекомендуют потратить последние 10 минут рабочего дня на подготовку стола к следующему дню. 

При организации рабочего пространства необходимо обеспечить естественное освещение, циркуляцию воздуха. Комфортная температура воздуха составляет 20-21°С. Исследования показали, что работники, сидевшие у окна, быстрее и лучше справлялись с заданиями, связанными с умственными функциями и воспоминаниями. Для увеличения доступа солнечного света, содержащим полезный для поддержания энергии витамин D, открывают жалюзи, окна, делают перерыв в течение дня, чтобы побыть на солнце.  

18. Ориентированность на результат

Закон Парето, также известный как принцип 80/20, гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Необходимо найти, затратить те 20% внутренних ресурсов, которые принесут 80% желаемых результатов, и сосредоточиться исключительно на этих действиях.

19. Получение вознаграждения за достижения

Психологи отмечают важность признания успеха и празднования достижений. Человека необходимо вознаграждать за его труд. Это вызывает чувство удовлетворения своей работой, дает дополнительную мотивацию, чтобы продолжать эффективную работу и добиваться результатов. После выполнения сложных задач стоит награждать себя любимыми занятиями, вызывающими прилив гормона радости дофамина. Поощрением может быть что угодно: от прослушивания любимого подкаста до просмотра фильма или прогулки с другом.

20. Поиск возможностей удаленной работы

Хотя офис – рабочая среда, способствующая формированию коллективной энергии и ресурсов, она может снизить продуктивность из-за отвлекающих факторов. Исследование, проведенное Harvard Business Review, показало, что сотрудники, работающие из дома, были более продуктивными и реже увольнялись с работы, чем офисные работники. Передавать повседневные задачи на аутсорсинг – хороший способ делегировать полномочия и достигать большего за меньшее время. Компании сотрудничают с внештатными специалистами через фриланс-платформы, такие как Freelance.com, GetFriday, Upwork, Guru.com, ScriptLancle. 

21. Прослушивание успокаивающей музыки

Успокаивающая музыка в фоновом режиме помогает сосредоточиться. Согласно исследованиям, мелодии без слов лучше всего подходят для повторяющихся задач. Они также помогают абстрагироваться от отвлекающих факторов в шумном офисе и сохранять работоспособность.

22. Формирование правильного окружения

Стоит окружить себя людьми, которые доверяют вам, мотивируют, вдохновляют. Успешные люди – отличные примеры в достижении поставленных целей. Они не достигают успеха случайно, а действуют целенаправленно, чтобы максимально рационально использовать каждую минуту времени. Вырабатывая у себя привычки успешных людей, можно добиться высоких результатов.

23. Достижение баланса между работой и отдыхом

Секрет высокой производительности заключается не только в работе. Важно найти и поддерживать баланс между работой и отдыхом. Времяпровождение с друзьями, физические упражнения, отдых помогают восстановить силы, избежать физического, эмоционального выгорания.

Заключение

Поднятие продуктивности – эффективный способ достижения успеха во всех сферах жизни. Здоровое питание, развитие навыков тайм-менеджмента, оптимистический подход, правильная организация рабочего процесса, ориентированность на результат – привычки, которые помогут добиться большего за меньшее время и меньшими усилиями. Практикуйте эти 23 метода в течение как минимум 21 дня, чтобы выработать привычки, которые помогут достичь целей.